Maykin & Open Formulieren

Maykin en Open Formulieren

Begin 2022 is Open Formulieren versie 1.0 gelanceerd. Het component is in samenspraak met Dimpact en twaalf gemeenten gerealiseerd en wordt inmiddels door verschillende gemeenten daadwerkelijk ingezet. In deze blog gaan wij dieper in op wat je met Open Formulieren kunt, de achtergronden en hoe de toekomst van dit component eruit ziet.

Open Formulieren in het kort

Open Formulieren (OF) is een online webcomponent waarmee men (gemeenten) via een eenvoudige beheerinterface formulieren kunnen maken. Deze formulieren kunnen dan zelfstandig of geïntegreerd in een website worden ingezet. De gebruiker van het formulier kan vervolgens door middel van een aantal stappen het formulier invullen en de gegevens indienen.

Voor een formulier in OF kan de beheerder kiezen uit een reeks verschillende velden: tekst, e-mailadressen, datum & tijd, getal & bedragen,  IBAN-nummers, kentekenvelden en verschillende soorten keuzevelden. Ook is het mogelijk om velden in te zetten om bestanden in een formulier te laten uploaden. Daarnaast biedt OF ook verschillende soorten handtekeningvelden en is er de mogelijkheid om locaties op te geven met behulp van een kaart. 

Formulieren in OF kunnen worden opgebouwd uit meerdere stappen. Het CMS biedt tevens de mogelijkheid om vaste teksten, kolommen en veldgroepen in te zetten om zo het formulier zo duidelijk mogelijk te maken voor de gebruiker. Om dubbel beheerwerk te voorkomen kan de beheerder stappen met velden tussen formulieren hergebruiken .

Authenticatie en Open Formulieren

Waar Maykin tijdens de bouw veel aandacht aan heeft besteed is het kunnen inzetten van de standaardopties voor authenticatie binnen en buiten de overheid. Open Formulieren ondersteunt:

• Het inloggen van inwoners via DigiD via Logius (Maykin heeft hiervoor de DigiD audit, pentest en bijbehorende TPM verklaring in maart 2022 succesvol verkregen);
• het inloggen van bedrijven via eHerkenning met de verschillende eHerkenningsmakelaars;
• het inloggen van inwoners uit andere EU landen door middel van eIDAS via de eHerkenningsmakelaars.

Tevens heeft OF ook ondersteuning voor DigiD en eHerkenning via OpenID Connect (OIDC) voor integratie via gateways en OIDC integratie voor beheerders, waarmee bijvoorbeeld Azure AD gebruikt kan worden als authenticatie- en autorisatiebron.

Door deze authenticatiemethodes toe te passen kan de beheerder van een formulier de zekerheid krijgen wie het formulier invult.

Het voorinvullen van gegevens uit andere systemen

Door middel van de authenticatiebronnen kan er bij het inrichten van het formulier gekozen worden gegevens uit andere bronnen op te vragen. Hierdoor hoeft de gebruiker van het formulier zelf een stuk minder gegevens in te vullen en kunnen de gegevens gebruikt worden ter controle of ter aanvulling.

Open Formulieren ondersteunt:

• Het voorinvullen van persoonsgegevens door middel van StUF-BG en Haal Centraal BRP koppelingen;
• het voorinvullen van bedrijfsgegevens via de KvK API;
• het ophalen van adresgegevens door middel van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) van het Kadaster.

Deze koppelingen kunnen ook gebruikt worden ter validatie van gegevens. Zo kunnen de door een gebruiker ingevulde KvK-nummers gecontroleerd worden door deze te matchen met het handelsregister.

Registratie en koppelingen met achterliggende systemen

Nu heeft de beheerder een mooi formulier wat ingevuld kan worden. En dan? Na de stappen van elk formulier krijgt de gebruiker een overzichtsscherm te zien waarmee duidelijk wordt wat de gebruiker in de verschillende stappen heeft ingevuld. Na bevestiging en akkoord dat de gebruiker de gegevens wil versturen is de gebruiker klaar (en krijgt naast een bevestigingsmail ook een PDF met de gegevens om te downloaden en te bewaren).

De beheerder van een formulier in Open Formulieren kan per formulier kiezen wat er met de gegevens dient te worden gedaan: 

• De gegevens kunnen in Open Formulieren worden bewaard. Een beheerder kan dan de gegevens inzien en exporteren;
• de gegevens kunnen per e-mail worden doorgestuurd, bijvoorbeeld naar een postbus voor verwerking;
• de gegevens kunnen via de StUF-ZDS of ZGW APIs worden doorgestuurd naar een achterliggend zaaksysteem zoals Open Zaak. Een verkregen zaaknummer wordt in dat geval gecommuniceerd aan de gebruiker;
• de gegevens kunnen naar een Objecten API worden doorgestuurd om daarna via deze API door andere applicaties verwerkt te worden;
• de gegevens kunnen gebruikt worden voor het maken van een afspraak of het uitvoeren van een betaling.

Tevens kan de beheerder per formulier instellen hoe lang de gegevens in Open Formulieren bewaard dienen te blijven, waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen het verwijderen van alle of alleen gevoelige gegevens/persoonsgegevens. Gebruikers kunnen tussentijds stoppen en op een later moment doorgaan met het invullen van hun formulieren. 

Dynamische Formulieren

Helaas is een formulier vaak niet zo eenvoudig als gewoon “alles van het eerste tot het laatste veld invullen”. Afhankelijkheden zoals ‘Indien “kenteken” ingevuld, sla dan “stap invullen autogegevens” over’ komen zelfs bij vrij korte formulieren snel voor. Zeker als je dit combineert met adresgegevens, gezinssamentellingen en inkomensgrenzen, dan zien we dat er voor reguliere formulieroplossingen al snel moet worden geprogrammeerd.

Open Formulieren biedt hiervoor een geïntegreerde ‘no-code’ oplossing genaamd: ‘Dynamische formulieren’. Hiermee kan de beheerder zelf regels en acties bij het formulier opstellen. Een regel zoals ‘indien kenteken is ingevuld’, is hiermee eenvoudig te koppelen aan een actie ‘sla stap autogegevens over’. Voor ingewikkeldere wensen kan tevens de ‘geavanceerde logica’ worden ingezet. Dit biedt een ‘low-code’ oplossing om regels en acties als code op te stellen en in te zetten.

Door dynamische formulieren te combineren met de recent in Open Formulieren v2.0 geïntroduceerde ‘variabelen’ wordt de beheerder in staat gesteld om berekeningen toe te passen of waarden van velden in latere stappen terug te laten komen. Open Formulieren biedt hiermee naast een laagdrempelige manier om formulieren op te stellen tevens een steeds krachtiger wordend model om ook met complexe situaties om te gaan. 

Ter afronding

Maykin biedt Open Formulieren als SaaS aan en coördineert in samenspraak met Dimpact en de gemeente Den Haag de doorontwikkeling van het component. Voor meer informatie over onze dienstverlening zie: https://opengem.nl/producten/open-formulieren/

Het component is tevens open source beschikbaar via Github: https://github.com/open-formulieren/open-forms